Как задать значение по умолчанию в Access?

Установка значения по умолчанию

Свойство Значение по умолчанию определяет значение, ко­торое Access вставит в таблицу автоматически.

1. Щелкните в поле ЭлектроннаяПочта. Перейдите в область свойств поля.

2. Установите курсор в первую позицию строки свойства Значение по умолчанию и введите @dom. ru.

Теперь в каждой новой записи в поле ЭлектроннаяПочтабудет появляться текст @dom.ru. Чтобы получить возмож­ность внести изменения в заданное по умолчанию значе­ние или добавить к адресу имя пользователя, просто щелк­ните в этом поле таблицы или выделите его и нажмите клавишу F2.

Обязательное поле

При вводе данных можно случайно пропустить (не заполнить) некоторые поля. Чтобы этого не произошло, назначьте свойство Обязательное поле.

1. Щелкните в поле КодСотрудника и перейдите к строке свойства Обязательное поле. Щелкните на кнопке со стрел­кой и выберите вариант Да.

2. Повторите эту операцию для всех остальных полей.

Другие свойства

Поговорим немного об индексированном поле. Когда вы задали ключевое значение поля КодСотрудника, то програм­ма Access указала, что это поле является индексирован­ным и совпадения в нем не допускаются (в строке свой­ства Индексированное поле указан вариант Да (Совпадения не допускаются). Индексированными могут быть текстовые, числовые, денежные поля, а также поля даты/времени. Индекс ускоряет операции выполнения запросов, поиска и сортировки по данному полю. Однако введение индекса немного замедляет ввод, редактирование и обновление данных, так как индексы автоматически обновляются для всей таблицы.

Свойство Условие на значение предназначено для задания ограничений на вводимые данные. Тип вводимых данных мы уже установили, но в любое время вы можете доба­вить к ним некоторые параметры данных. Числовые поля можно определить так, чтобы программа допускала ввод только указанных значений. Знаки больше (>) и меньше (

2. Просмотрите отдельные поля и обратите внимание на внесенные изменения.

Поле Имя электронной почты теперь по умолчанию содержит текст @dom.ru. При попытке ввода номера телефона на экране отображается маска ввода, позволяющая ввести в поле точно семь цифр номера. Давайте внесем в таблицу новую информацию.

1. Щелкните в поле КодСотрудникановой записи и введите 1258. Нажмите клавишу Enter.

2. Введите в таблицу следующие данные:

Код сотрудника
Табельный номер 15F-4695 15F-4368
Имя Игорь Михаил
Отчество Романович Юрьевич
Фамилия Васильев Иванов
Должность Дизайнер Аналитик
Имя электронной почты igor.vasiliev@dom. ru mikhail.ivanov@dom.ru
Рабочий телефон 138-19-13 138-19-16
Код отдела
Дата найма 23.09.96 23.08.96

При вводе данных обратите внимание на особенности, кото­рые обусловлены изменениями, внесенными в таблицу.

Лабораторная работа №3

3 Работа с записями

В данном разделе опишем несколько простых спосо­бов работы с данными и поиска необходимой информации. Найдите сотрудников с фамилией Иванов.

Поиск записи

Access позволяет легко выполнить поиск определенной записи (или записей). Рассмотрим на примере.

1. Выделить любую фамилию, для чего подведите курсор к левой границе поля и, когда он примет вид значка «плюс», щелкните мышью.

2. Щелкните на кнопке Найти на панели инструментов . Появится окно диалога, как показано на рисунке 15.

3. Щелкните на строке заголовка окна диалога и перета­щите его в сторону, чтобы вы могли видеть необходи­мые записи.

4. Введите текст: Иванов в поле Образец. В списке Совпаде­ниевыберите вариант С любой частью поля. Щелкните на кнопке Найти далее. Access выделит первую найденную запись.

5. Для поиска следующего элемента снова щелкните на кнопке Найти далее.

6. Для выхода из режима поиска щелкните на кнопке От­мена.

Перемещение полей

По « умолчанию» поля воспроизводятся на экране в режиме таблицы в том порядке, в котором они вводились при со­здании таблицы. Чтобы изменить порядок следования полей, достаточно выделить поле и перетащить его на но­вое место. 1. Выделите поле с подписью Дата приема на работу, щелк­нув на заголовке этого столбца.

2. Перетащите поле влево. При перемещении между столб­цами появляется разделительная линия, которая ука­зывает новое расположение столбца.

3. Когда разделительная линия будет находиться слева от поля Имя, отпустите кнопку мыши. Теперь выделенный столбец занимает третью позицию слева, как показано на рисунке 16.

Сортировка записей

Для поиска определенной записи (или записей) очень ча­сто применяется сортировка.

1. Выделите поле Фамилия, щелкнув мышью на заголовке соответствующего столбца.

2. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов . Рядом находится кнопка Сортировка по убыванию.

3. Щелкните на правой границе заголовка столбца Фами­лияи перетащите его границу в сторону, чтобы смогли увидеть фамилии на экране. Теперь фамилии рас­положены в алфавитном порядке.

4. Закрыть таблицу Сотрудники, сохранив её.

Модернизация таблицы

Мы создали базу данных, в которую включили про­стую таблицу и попробовали ввести в нее данные. Однако возможности Access намного превосходят такие скромные запросы пользователей. Теперь мы познакомимся с расши­ренными возможностями Access. Сначала мы создадим новую таблицу на основе уже существующей.

1. В окне базы данных в Области переходов вы­делите значок таблицы Сотрудники. По правой кнопке мыши из контекстного меню выберите команду Копировать.

2. Щелкните на кнопке Вставить. На экране появится окно диалога Вставка таблицы, как показано на рисунке 17.

3. В поле Имя таблицы введите текст Заказчики, установите переключатель Только структура и щелкните на кнопке ОК. В Области переходов появится новая таблица Заказчики.

4. Открыть таблицу Заказчики,щёлкнув дважды мышью в Области переходов.Таблица Заказчикиоткроется вРежиме таблицы. С помощью кнопки Вид,расположеннойна Панели быстрого доступа, перейдите в режим Конструктор.

5. Замените имя поля КодСотрудника на КодЗаказчика. В стро­ку свойства Подпись для этого поля введите текст Код заказчика.

6. Щелкните на маркере выделения строки для поля Та­бельный номер и аналогичным образом выделите поля Имя и Отчество. Поочерёдно нажмите клавишу Delete.

7. Измените название поля Фамилия на Фирма. Соответству­ющим образом измените подпись для этого поля.

8. Выделите поочерёдно строки для полей Должность, Код отдела и Дата найма. Удалите эти поля из таблицы.

9. Добавьте в таблицу новые поля Адрес и Город. Выдели­те их и перетащите вверх, чтобы поместить перед по­лем ЭлектроннаяПочта.

10. Замените имя поля РабочийТелефонна Телефон. Изме­ните подпись для этого поля.

11.Добавьте новое поле Код-Города с соответствующей под­писью. Размер поля – 30. Теперь структура таблицы выглядит так, как показано на рисунке 18.

12. Щелкните на кнопке Вид, чтобы перейти в Режим таб­лицы. Сохраните изменения в структуре таблицы.

13. Закройте таблицу Заказчики.

Создание форм

Вы уже знаете, как можно использовать формы для ввода и просмотра информации, содержащейся в таблицах. Сейчас мы созда-дим форму для ввода информации в таблицу Заказчики.

1. В Главном меню панели быстрого доступа найти вкладку Создание, щёлкнуть на кнопкеДругие формы. Выберите вариант МастерРисунок 19 форм. На экране появится следующее окно

диалога, как на рисунке 19.

2. Чтобы выбрать все доступные поля таблицы, щелкните на кнопке », затем — на кнопке Далее. Появится второе окно мастера.

3. Установите переключатель В один столбецрисунок 20.

4. Выбрать стиль формы. Доступные стили можно просмотреть в списке справа, а слева показан внешний вид формы согласно выбранному стилю. Выберите вариант Обычнаяи щелкните на кнопке Далее.

5. Сохраните предложенное имя формы. Установите пе­реключатель Изменить макет формы и завершите работу с мастером, щелкнув на кнопке Готово. Форма откроет­ся в режиме конструктора. Результат смотрите на рисунке 22.

Рисунок 21 Рисунок 22

Окно формы в режиме конструктора разделено на три области: заголовок, область данных и примечание. В заголовке формы обычно содержится название фирмы или дата. В области данных расположены элементы управления.

6. Если область данных не видна на экране целиком, не­много растяните макет формы.

7. Один раз щелкните на подписи к полю Электронная поч­та. Access выделит как само поле, так и подпись к нему.

8. Еще раз щелкните на подписи к полю. Оно будет выделено другим цветом, и вы сможете изменить текст подписи. Измените текст на Эл. почта.

9. Щелкните на кнопке Сохранить.

10. Щелкните на кнопке Вид. Откройте форму в режиме формы.

11. Теперь введите данные согласно таблице, приведенной ниже. Напоминаем, что для перехода к новой записи и от поля к полю используется клавиша Tab.

Как задать значение по умолчанию в Access?

Основные свойства полей MS Access зависят от выбранного типа данных. Если открыть таблицу в режиме конструктора, то весь набор свойств выбранного поля будет представлен в нижней части окна на двух вкладках: Общие (General) и Подстановка (Lookup). Приведем свойства полей, наиболее важные на первом этапе изучения баз данных.

  1. Размер поля (Field Size) позволяет для текстового и числового поля уточнить тип данных или размер, задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с типом данных Текстовый (Text) задается размер от 1 до 255 знаков. Для поля с типом данных Числовой (Number) можно задать:
    • Байт (Byte) для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт;
    • Целое (Integer) для целых чисел от –32 768 до +32 767, занимает 2 байта;
    • Длинное целое (Long Integer) для целых чисел от –2 147 483 648 до
      +2 147 483 647, занимает 4 байта;
    • Одинарное с плавающей точкой (Single) для чисел от –3,4 1038 до
      +3,4 1038 с точностью до 7 знаков, занимает 4 байта;
    • Двойное с плавающей точкой (Double) для чисел от –1,797 10308 до
      +1,797 10308 с числом отображаемых десятичных знаков до 15, занимает
      8 байтов;
    • Действительное (Decimal) для целых чисел от –1038 до +1038 (при работе с
      проектами, которые хранятся в файлах типа adp) и от –1028 до 1028 (mdb и
      accdb) с числом отображаемых десятичных знаков до 28, занимает 12 байтов;
    • Код репликации (Replication ID). Глобальный уникальный идентификатор (Globally unique identifier, GUID), занимает 16 байтов. Эти длинные генерируемые случайным образом значения обеспечивают малую вероятность их совпадения. Поля такого типа используются Access для создания системных уникальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных. Могут быть использованы в приложениях пользователя для идентификации строк таблицы, например для идентификации товаров.
Читайте также  Как можно узнать email человека?

Для поля с типом данных Счетчик (AutoNumber) можно задать:

  • Длинное целое (Long Integer) — 4 байта;
  • Код репликации (Replication ID) — 16 байтов.

Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, т. к. сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.

  1. Формат поля (Format) является форматом отображения выбранного типа данных при выводе их на экран или печать в режиме таблицы, в форме или отчете. В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с такими типами данных как Числовой (Number), Дата/время (Date/Time), Логический (Yes/No) и Денежный (Currency). Ряд этих форматов совпадает с настройкой региональных форматов, определяемых в окне Язык и региональные стандарты в Панели правления Windows. Пользователь может создать собственный формат для всех типов данных, кроме Поле объекта OLE (OLE Object), с помощью символов форматирования.
  2. Число десятичных знаков (Decimal Places) задает для числового и денежного типов данных количество знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто (Auto)) это число определяется установкой в свойстве Формат поля (Format). Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат поля (Format) не установлено или выбрано значение Основной (General Namber). Свойство Число десятичных знаков (Decimal Places) влияет только на количество десятичных знаков, отображаемых на экране, и не влияет на число сохраняемых десятичных знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков нужно изменить свойство Размер поля (Field Size).
  3. Подпись (Caption) поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.
  4. Описание (Description) — краткий пользовательский комментарий к полю.
  5. Значение по умолчанию (Default Value) определяет текст или выражение, значение которого автоматически вводится в поле при создании новой записи. Например, если задана функция =Now(), то в поле введется текущая дата и время. При добавлении записи в таблицу можно оставить значение, введенное по умолчанию, или ввести другое. Свойство Значение по умолчанию (Default Value) используется только при создании новой записи. Максимальная длина значения свойства составляет 255 знаков. Свойство не определено для полей с типом данных Счетчик (AutoNumber) или Поле объекта OLE (OLE Object).
  6. Условие на значение (Validation Rule) позволяет осуществлять контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке (Validation Text).
  7. Сообщение об ошибке (Validation Text) задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение (Validation Rule).

В следующем уроке рассмотри процесс создания таблиц в MS Access.

Задание значений по умолчанию для полей и элементов управления

В этой статье объясняется, как установить значение по умолчанию для поля таблицы или для управления в форме базы данных Access. Застроимые значения по умолчанию будут отображаться в поле или в наборе управления при создании записи в базе данных.

В этой статье

Значения по умолчанию

Значение по умолчанию добавляется в поле таблицы или форму, если вы хотите, чтобы Access автоматически вводл значение в новую запись. Например, можно сделать так, чтобы Access всегда добавлял текущую дату в новые заказы.

Как правило, к полям таблицы добавляется значение по умолчанию. Чтобы добавить значение, нужно открыть таблицу в Режиме конструктора, а затем ввести значение в свойство «Значение по умолчанию» для поля. Если для поля таблицы за установлено значение по умолчанию, Access применяет это значение ко всем его базам управления. Если элемент управления не связывается с полем таблицы или не связывается с данными в других таблицах, можно установить значение по умолчанию для элементов управления формы.

Для полей таблицы можно установить значения по умолчанию: «Текст», «Поле МЕМО», «Число», «Дата/время», «Валюта», «Да/Нет» и «Гиперссылка». Если значение не затеряется, поле остается пустым (пустым), пока вы не введите его. После определения значения по умолчанию Access применяет его ко всем новым добавляемой записям. При этом значение в записи можно изменить с значения по умолчанию на другое, если это не запрещено правилом проверки.

Задание значения по умолчанию для поля таблицы

Если для поля таблицы за установлено значение по умолчанию, все элементы управления, которые вы связываете с этим полем, будут отображать его значение.

Настройка значения по умолчанию

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите изменить, и выберите «Конструктор».

Выберите поле, которое требуется изменить.

На вкладке «Общие» введите значение в поле свойства «Значение по умолчанию».

Введите значение, которое вы можете ввести, в зависимости от типа данных, установленного для поля. Например, можно ввести =Date(), чтобы вставить текущую дату в поле «Дата/время». Примеры значений по умолчанию см. далее в этой статье в примерах значений поумолчанию.

Настройка значения по умолчанию для управления

Как правило, это значение устанавливается только в том случае, если его не привязывать к полю таблицы или при связывании с данными в другой таблице.

Настройка значения по умолчанию

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму, которую вы хотите изменить, и выберите команду Конструктор.

Щелкните правой кнопкой мыши нужный объект управления и выберите «Свойства» или нажмите F4.

На вкладке «Все» в окне свойств найдите свойство «Значение по умолчанию» и введите значение по умолчанию.

Чтобы сохранить изменения, нажмите сочетание клавиш CTRL+S.

Настройка строки по умолчанию для списка или списка со списком

По умолчанию в списках и в поле со списком отображаются списки двух типов: списки значений и списки подылки. Список значений — это жестко задаенный список элементов, которые находятся в свойстве «Источник строк» списка или списка. С другой стороны, список подылки извлекает данные из поля подниманий (поля, которое использует запрос для извлечения данных из другой таблицы) и загружает их в поле со списком.

Для списков значений и списков под уточняемого списка можно указать, какой элемент списка отображается по умолчанию, но для каждого типа списков нужно выполнять разные процедуры. Ниже объясняется, как установить значения по умолчанию для списка значений и списка подстроек.

Настройка списка значений по умолчанию

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму, которую вы хотите изменить, и выберите команду Конструктор.

Щелкните правой кнопкой мыши список или текстовое поле, а затем выберите «Свойства» или нажмите F4.

Убедитесь, что свойство «Источник строк» содержит список значений. Элементы в списке значений окружены двойными кавычками и разделены за первой 12-й парой. Например, список может выглядеть так: «Хорошо»;» Ярла»;» Poor «.

Если свойство «Источник строк» содержит запрос (строку текста, которая начинается с select),перейдите к следующему набору действий.

В поле свойства «Значение по умолчанию» введите следующее:

В этом control_name имя элемента управления «список» или «поле со списком», а n — номер элемента списка, который вы хотите сделать элементом по умолчанию. Если вы не знаете имя этого управления, взгляните на значение в свойстве Name (Имя) в верхней части листа свойств.

Предположим, у вас есть поле со списком «Владелец» и вы хотите использовать третье значение из списка в качестве значения по умолчанию. В поле свойства «Значение по умолчанию» введите следующее:

Вместо 3 введите 2, так как itemData имеет нулевое значение, то есть начинает подсчет с нуля, а не с нуля.

Сохраните изменения и переключиться обратно в представление формы. Выбранное значение по умолчанию должно отображаться в списке или в поле со списком при добавлении записи в базу данных.

Настройка значения по умолчанию для списка подстройки

Откройте таблицу, которая содержит исходные данные для поля подытов в представлении таблицы.

Обратите внимание на значение ключа, связанное с элементом, который вы хотите сделать значением по умолчанию.

Примечание: По умолчанию Access скрывает поля первичного и внешнего ключа. Если ключевое поле не видно, щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в строке заглавных колонок таблицы, выберите «Отобрать столбцы» ив диалоговом окне «Отображите столбцы» выберите поле ключа и нажмите кнопку «Закрыть».

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, содержаную поле подытогов, и выберите «Конструктор».

Выберите поле подобрания и на вкладке «Общие» в поле свойства «Значение по умолчанию» введите значение ключа, которое вы указали в шагах 1 и 2. Это значение, соответствующее элементу списка, который вы хотите сделать элементом по умолчанию.

Предположим, у вас 10 поставщиков, и вы хотите, чтобы по умолчанию появлялись имена ваших самых часто используемых поставщиков. Для этого найдите значение ключа, которое однозначно определяет поставщика, и введите его в поле свойства «Значение по умолчанию» поля внешнего ключа.

Сохраните изменения, перейдите в представление таблицы и введите новую запись. При добавлении записи в поле подстройки отображается значение по умолчанию.

Примеры значений по умолчанию

В таблице ниже перечислены и описаны некоторые значения по умолчанию. Эти примеры можно адаптировать для использования с собственными данными.

Значение поля по умолчанию

«Пушкино, Московская область»

Нью-Йорк,Н.Y. (обратите внимание, что значение должно быть заключено в кавычках, если оно содержит знаки препинания)

На локальном языке компьютера отображается «Да»

Настройка свойств полей

Хотя в Access существует только 9 типов полей данных, каждый из них допускает разнообразные настройки, осуществляемые с помощью свойств. Впервые в этой книге свойства рассматриваются не с функциональной, а с формальной точки зрения, поэтому уделим этому вопросу больше внимания.

Утверждение о том, что бывают текстовые поля, числовые или поля гиперссылок, аналогично утверждению, что тот или иной пищевой продукт представляет собой овощ, фрукт или мясо. Если известно, что в меню будет фрукт, значит, кое-что о будущем завтраке становится понятным, но все же здесь существует масса вариантов. Фрукт может быть виноградом, арбузом, мандарином или апельсином. Кроме того, он будет, например, красным, что снижает количество вариантов. Итак, он красный, сладкий, сочный и маленького, круглого размера — круг поиска в конечном итоге привел к вишне.

Читайте также  Какое назначение у тнвд?

Цвет, вкус, поверхность и размер фрукта являются его свойствами, т.е. данными, описывающими определенный фрукт и позволяющими отличить его от других фруктов. Кроме того, у каждого свойства есть определенное значение: цвет — красный, вкус — сладкий и т.д. Возвращаясь к Access, мы говорили, что у каждого поля также имеются определенные свойства. Текстовое поле, например, обладает такими свойствами, как Размер, Маска ввода, Подпись и Базовое значение. С помощью значений свойств можно гораздо больше рассказать о конкретном поле.

Безусловно, свойства используются не только для того, чтобы отличать одно поле от другого. От размера поля, к примеру, зависит объем данных, которые можно хранить в поле. Таким образом, свойства способны ограничить объем хранимой в базе информации.

В следующем разделе этой главы описаны некоторые наиболее важные свойства различных типов данных.

Свойства поля с типом данных «Текстовый»

Для изучения свойств поля мы создадим новую таблицу Насаждения, в которой будут храниться сведения о семенах, посеянных в саду, в частности, о времени их посадки. Таблица будет построена исключительно в режиме конструктора. Начнем мы с создания одного поля.

1. Запустите Access и загрузите базу данных Растения.

2. Выберите ссылку Таблицы в окне Растения: база данных.

3. Дважды щелкните на ссылке Создание таблицы в режиме конструктора.

4. Введите Грядка в качестве названия поля в первой строке конструктора и Текстовый — как тип данных этого поля. Только что созданная таблица показана на рис. 11.2 в режиме конструктора.

Рис. 11.2. Таблица в режиме конструктора

Рассмотрим структуру таблицы в режиме конструктора более подробно. Об именах полей и типах данных мы уже неоднократно говорили в этой книге. Как видите, справа от поля типа данных находится свободное пространство для описания поля; введите текст «Грядка, на которой производится посадка» для поля Грядка. Кроме имени поля, типа данных и описания в нижней области окна содержится панель Свойства поля, состоящая их двух вкладок. В этой главе описывается вкладка Общие; свойства, описываемые на вкладке Подстановка, задаются мастером подстановок, поэтому вручную обычно не изменяются (вкратце они описываются в главе 6).

На вкладке Общие каждому типу данных соответствует определенный набор свойств. В данный момент отображаются свойства, относящиеся к тестовому типу поля. Некоторые из свойств изменяются крайне редко, например свойства Сжатие Unicode и Режим IME. По мере выбора различных свойств в правой области панели Свойства поля отображаются относящиеся к ним различные советы и описания. Безусловно, для получения расширенной помощи всегда имеется возможность нажать клавишу .

Далее приведен список основных свойств текстового поля.

  • Размер поля. С помощью этого свойства указывается максимальное количество символов, хранимых в поле. Access никогда не допускает превышения лимита, указанного в данном поле. (Как уже говорилось ранее, максимальное количество символов для текстового поля составляет 255.)
  • Формат поля. Позволяет определить способ отображения данных в поле. Более подробное описание этого поля приводится далее в главе.
  • Маска ввода. Указание последовательности символов, с которой должны совпадать вводимые в поле данные. Применение поля также описывается далее в этой главе.
  • Подпись. Свойство, которое применяется вместо имени поля при отображении последнего. Например, столбцы в таблице получат указанные заголовки подписей вместо имен полей. Это позволяет использовать более наглядные имена, доступные для понимания, одновременно применяя имена без пробелов для самих полей.
  • Значение по умолчанию. Задает значение для поля новой записи. Если значение по умолчанию не заменяется другим значением, оно сохраняется вместе с записью.
  • Условие на значение. Указывает шаблон, ограничивающий данные, которые вводятся в поле. Более подробное описание свойства приводится далее в главе.
  • Сообщение об ошибке. Ввод сообщения, отображаемого Access при попытке пользователя нарушить условие на значение.
  • Обязательное поле. Название говорит само за себя: если указать значение Да, запись в таблице можно будет сохранить только при условии, что будет заполнено поле.

В продолжение работы с таблицей Насаждения укажем некоторые свойства поля Грядка, выполнив следующие действия.

1. Введите значение 30 для свойства Размер поля.

2. Для свойства Подпись укажите значение Садовая грядка.

3. Для свойства Обязательное поле укажите значение Да.

4. Выберите поле Прядка в качестве первичного ключа для новой таблицы, щелкнув на этом поле, а затем на кнопке Ключевое поле, расположенной на панели инструментов.

5. Сохраните таблицу Насаждения, выполнив для этого команду Файл>Сохранить. (Сохраненная таблица, по-прежнему в режиме конструктора, показана на рис. 11.3.)

Теперь переключите режим отображения таблицы Насаждения, щелкнув на кнопке Вид на панели инструментов. С помощью мыши увеличьте размер столбца и введите некоторые данные (рис. 11.4). Очевидно, что определенные ранее свойства повлияли на пользовательский интерфейс таблицы.

Влияние на структуру таблицы оказали и другие свойства, но пока что оно невидимо. Например, в поле Грядка невозможно ввести более 30 символов, так свойство Размер поля жестко ограничивает максимально возможное их количество.

Свойство Размер поля относится не только к таблице, поскольку свойства Access в случае необходимости могут наследоваться. Вы поймете, что это значит, выполнив такие действия.

1. Закройте таблицу Насаждения.

2. Выберите эту же таблицу в основном окне базы данных.

3. Щелкните на кнопке Новый объект: автоформа на панели инструментов.

Рис. 11.3. Таблица в режиме конструктора с указанными свойствами

Рис. 11.4. Введите данные в поле с описанием и подписью

На рис. 11.5 показан полученный результат. Свойства полей Подпись и Описание были повторно использованы для поля формы — текст свойства Описание отображается в элементе управления. Зачастую одного взгляда на подобный элемент управления достаточно, чтобы определить, какой тип данных требуется ввести. Наследование поддерживается запросами, отчетами и страницами, а также формами. При желании сохраните форму под именем Насаждения и закройте ее.

Для изменения значения такого свойства, как Обязательное поле (со значения Да на значение Нет и наоборот), достаточно дважды щелкнуть на свойстве. Это можно сделать и без мыши, путем ввода первой буквы в названии нужного свойства, a Access автоматически дополнит его.

Свойства поля с типом данных «Поле MEMO»

Продолжая работу со свойствами поля, добавим к таблице Насаждения поле с типом данных Поле MEMO.

1. Откройте таблицу Насаждения в режиме конструктора.

2. Введите новое поле с именем Заметки. Укажите для него тип данных Поле MEMO. Как видите, значения в окне Свойства поля изменились по сравнению с использованием типа данных Текстовый.

3. Введите описание нового поля — Заметки о насаждениях.

4. Укажите для свойства Подпись значение Заметки насаждений.

Рис. 11.5. Форма содержит поле с подписью и описанием

Если сравнить списки свойств для типов данных Поле MEMO и Текстовый, окажется, что они практически совпадают. В этом нет ничего удивительного, так как Поле MEMO, по сути, является, «очень вместительным» текстовым полем.

Свойства поля с типом данных «Числовой»

Тип данных Числовой добавляет некоторые новые свойства и модификации к уже существующим свойствам. Для того чтобы добавить числовое поле к таблице Насаждения, выполните такие действия.

1. Добавьте к таблице новое поле с именем КоличествоПосадок. Установите тип данных Числовой.

2. Введите в поле Описание текст Количество посаженных растений.

3. Щелкните на свойстве Размер поля — справа появится значок со стрелкой. Щелкните на ней для открытия раскрывающегося списка с различными значениями размера поля (рис. 11.6). Выберите опцию Байт.

4. Укажите для свойства Число десятичных знаков значение 0.

5. Укажите для свойства Подпись значение Количество посадок.

6. Укажите для свойства Значение по умолчанию значение 1.

Выбирая размер поля для числового типа данных, необходимо учесть ряд обстоятельств и ответить на следующие вопросы:

Рис. 11.6. Укажите размер числового поля

  • Какое может потребоваться максимальное значение?
  • Будет число целым или дробным?
  • Существенны ли ошибки при округлении?

Для хранения целых чисел лучше всего подходят поля Байт, Целое и Длинное целое. Выберите наименьший тип для хранения данных, поскольку такое поле быстрее всего обрабатывается.

Дробные значения хранятся в полях Одинарное с плавающей точкой, Двойное с плавающей точной или Действительное. И опять же, свойство следует выбирать с учетом объема данных, но не следует забывать об округлении. Поля Одинарное с плавающей точкой и Двойное с плавающей точкой могут вернуть значение, несколько отличающееся от того, что вводилось ранее, особенно если значение было многоразрядным. Тип данных Действительное хранит введенное значение без изменений, однако на обработку такого поля уходит больше времени.

Для поля КоличествоПосадок было указано свойство Условие на значение. Его можно озвучить так: «Введенное число не должно быть меньше или равным 5». Если условие соблюдается, Access позволит ввести число, в противном случае в поле Сообщение об ошибке появится предупреждение. Проверим на практике, так ли это.

1. Сохраните таблицу Насаждения. На экране появится несколько настораживающее сообщение, которое вы видите на рис. 11.7. Дело в том, что Access желает знать, следует ли использовать новое свойство Условие на значение для существующих строк в таблице. Щелкните на кнопке Нет.

2. Переключитесь в режим таблицы. Обратите внимание на то, что поле Количество посадок уже содержит значение 1 в строке новой записи, как и указано в свойстве Значение по умолчанию. Если бы запись была определена ранее, то значение 1 не было бы введено, поскольку свойство Значение по умолчанию добавлено уже после ввода записи; это свойство применяется только к новым записям.

Читайте также  Можно ли не прописывать ребенка до 14 лет?

3. Введите в новую запись какие-либо данные, но обязательно задайте количество посаженных растений, равным 52; при попытке покинуть поле появится сообщение об ошибке, приведенное на рис. 11.8. До тех пор, пока указанное значение не будет изменено, вы не сможете перейти в другое поле или сохранить запись.

Рис. 11.7. Предупреждение о возможном нарушении целостности данных

4. Щелкните на кнопке ОК и измените значение поля Количество посадок с 52 на 48. Теперь с помощью кнопки можно перейти из этого поля к любому другому и сохранить запись.

Существует возможность создавать самые разнообразные условия на значение, нередко с достаточно сложным синтаксисом. К счастью, зубрить синтаксис нет необходимости — в табл. 11.2 приведены примеры основных условий на значение.

Код репликации — это кодированные значения, предназначенные главным образом для использования в базах данных, одновременно хранимых на нескольких компьютерах. Это свойство едва ли вам когда-нибудь понадобится.

Рис. 11.8. Сигнал о попытке нарушить свойство Условие на значение

Таблица 11.2. Основные условия на значение

Как задать значение по умолчанию в Access?

Упражнение 6. Параметры поля

Для того, чтобы обеспечить возможность хранения в базе данных разнообразной информации, Access предлагает большой набор типов данных, перечисленных в табл. 16.1.

Поле объекта OLE (OLE Object)

Чтобы сделать работу со списком контактов более продуктивной, следует изменить типы данных некоторых полей.

В окне базы данных выделите таблицу Список и щелкните на кнопке Конструктор (Design), расположенной в верхней части окна. Выбранная таблица откроется в режиме конструктора.

Описание контакта может быть достаточно длинным, а максимальная длина текстовых полей ограничена 256 символами. Поэтому измените тип поля Описание на Поле MEMO.

Щелкните на поле Дата.

Рис. 16.14. Выбор формата

Для удобства прочтения даты контакта измените 4юрмат ее отображения, выбрав в раскрывающемся списке Формат поля (Format) пункт Длинный формат даты (Long Date), как показано на рис. 16.14.

Кроме типа данных и формата отображения вкладка Общие (General) окна конструктора позволяет настроить некоторые дополнительные параметры поля, влияющие на способ ввода данных. Параметр Значение по умолчанию (Default Value) задает содержимое поля, которое записывается в новую запись в том случае, если пользователь не ввел в это поле никаких данных. Если вы регулярно обновляете список контактов, то дата контакта чаще всего будет совпадать с текущей датой. Чтобы упростить ввод информации, можно задать текущую дату в качестве значения по умолчанию для поля Дата.

Введите в поле Значение по умолчанию (Default Value) функцию Date(), которая возвращает текущую дату. В некоторых случаях требуется не только задать тип данных поля, но и ограничить его возможные значения некоторым интервалом или более сложным правилом отбора. Такое правило вводится в поле Условие на значение (Validation Rule). Предположим, вы точно знаете, что все контакты, которые будут заноситься в список, состоятся после 1 января 1999 г. Чтобы избежать ошибок, можно заставить Access сообщать вам о вводе неверной даты. Для этого выполните следующие шаги.

В поле Условие на значение щелкните на кнопке построителя выражений. Откроется окно диалога. Для задания условий или значений определенных параметров Access предлагает большой набор математических операций и функций. Построитель выражений помогает ориентироваться во всем многообразии функций Access. Верхнее прокручивающееся поле построителя содержит конструируемое выражение. Его можно изменять как путем непосредственного редактирования текста, так и с помощью других кнопок и списков построителя.

Необходимо, чтобы дата записи была позднее, то есть больше, даты 1 января 1999 г. Поэтому щелкните на кнопке >, чтобы добавить нужное условие.

Теперь нужно указать дату, с которой выполняется сравнение. Дяя этого следует воспользоваться специальной функцией, преобразующей строковую константу в дату в формате Access.

Дважды щелкните на папке Функции (Functions) в левом списке построителя выражений.

Щелкните на папке Встроенные функции (Built-in Function), чтобы вывести список стандартных функций Access.

В среднем списке выберите категорию Дата/время.

Двойным щелчком на имени функции DateValue добавьте ее в поле выражения. Вместо местозаполнителя аргумента «stringexpr» нужно ввести конкретную дату в строковом формате.

В поле выражения щелчком выделите текст «stringexpr», а затем напечатайте «1.1.99».

Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 16.15. Параметры поля Дата

В поле Сообщение об ошибке (Validation Text) введите текст Неверная дата, который будет появляться при вводе даты, более ранней, чем 1 января 1999 г. Окончательный набор параметров поля Дата показан на рис. 16.15.

Щелкните на кнопке закрытия окна конструктора. В окне запроса на обновление структуры таблицы щелкните на кнопке Да. По причине добавления условий на значения поля Дата Access запросит о необходимости проверки содержимого этого поля в уже имеющихся записях таблицы. Щелкните на кнопке Нет (No), чтобы не выполнять проверку.

Давайте изучим влияние настроенных параметров на поведение базы данных.

Выделите таблицу Список в окне базы данных и щелкните на кнопке Открыть (Open). Теперь все даты отображаются в длинном формате, а в ячейке Дата в строке новой записи автоматически появляется текущая дата.

Щелкните в ячейке Дата второй строки, измените ее содержимое на 19.11.95 и нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к следующему полю. Так как модифицированная дата предшествует 1 января 1999 г., что противоречит настроенному условию, Access не позволит убрать курсор из текущей ячейки и откроет окно сообщения с текстом, введенным вами в поле Сообщение об ошибке конструктора таблицы на шаге 14. Такое сообщение будет появляться до тех пор, пока вы не скорректируете дату.

    Базы данных Access. Свойства полей Access. Типы данных Access. Создание таблиц в базе данных Access.

    Всем привет. В этой статье, мы поговорим на такие темы как : Базы данных access, Свойства полей Access, Типы данных Access и Создание таблиц в Access.

    Access — это реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет огромный список функций, включая связанные запросы, сортировку по разным полям, связь с внешними таблицами и базами данных. Его преимущество в том, что Access имеет встроенный язык VBA и в самой СУБД можно создавать приложения, которые будут работать с базами данных.

    Примечание

    СУБД — Система управления базами данных

    Создание таблиц в Access.

    Существуют следующие способы создание таблиц в Access :

    • Режим таблицы — Реализовывается путем ввода данных.
    • С помощью мастера — Создания таблиц, на основе предложенного образца.
    • Режим конструктора — Позволяет не только задать имена полей таблиц, но и выбрать типы данных и задать свойства полей.

    Каждому способу есть соответствующий ярлык, когда вы создаете базу данных в Access, то кроме этих ярлыков ничего нет.

    Примечание

    Если эти ярлыки не видны, необходимо открыть окно Параметры (Options) (с помощью команды Сервис, Параметры (Tools, Option),) затем раскрыть вкладку Вид (View) и установить флажок новые ярлыки объектов (New Object Shortcuts)…

    Типы данных Access.

    Ниже даю вам таблицу, в которой написаны Типы данных Access, и их описание.

    Название поля Описание
    Text (Тип данных текстовый). Символьные, текстовые данные, объем которых недолжен, превышать 255 символов, по умолчанию 50.
    Memo (Тип данных текстовый). Текстовый тип данных, ограничения до 64000 символов, поля этого типа не индексируются.
    Integer (Тип данных числовой). Числовые данные, размер которых определяется, числом, указанным в свойствах полей.
    Data, Time. Предназначен для хранения даты и времени, или их вместе.
    Денежный (Тип данных числовой). Разновидность типа данных для хранения, денежных эквивалентов, размером 15 разрядов до запятой, и четыре разряда после.
    Счетчик (Тип данных числовой). Является разновидностью числового типа, может иметь только целое значение, автоматически увеличивается на заданный шаг, по умолчанию +1, значения не могут повторяться.
    Логический. Предназначен для хранения логических значений, для команд и операций : ложистинна, данет, truefalse, 1.
    Ole. Предназначен для хранения объектов (файлов), которые созданы в других приложениях. Поле не индексируется.
    Гиперссылка В полях храниться ссылки, представляющие собой путь к файлу на каком-либо носители, или ресурсе сети.
    Мастер подстановок. Позволяет подставлять значение полей, в виде простого или комбинированного списка.

    Свойства полей Access.

    Ниже даю вам таблицу, в которой написаны Свойства полей Access, и их описание.

    Свойства поля Описание
    Размер поля. Определяет максимальную длину текстового или числового поля, так как если размер подобран неоптимальное, расходуется, лишня память.
    Формат поля. Устанавливает формат отображения данных в форме, запросе, отчете.
    Число десятичных знаков. Количество знаков после запятой в десятичном числе.
    Маска ввода. Задает маску (шаблон), при вводе данных в таблицу или форму.
    Значение по умолчанию. Содержит значение, установленное по умолчанию, для всех новых записей таблицы.
    Подпись. Задает подпись поля, которое выводиться в формах, отчетах, таблицах (не путать с именем поля).
    Условие на значение. Позволяет задать то условие, которое проверяется при вводе данных в поле.
    Сообщение об ошибке. Задается текст, сообщение выводится в диалоговом окне, если вводимые данные не соответствуют, заданному условию на значение.
    Обязательное поле. Определяет, может ли поле быть пустым или нет.
    Пустые строки. Определяет возможность ввода в поля пустых строк с пробелами.
    Индексированное поле. Задает индексы, для ускоренного поиска информации в таблице.

    Примечание

    Если в база данных включает несколько таблиц, то эти таблицы, как правило, должны быть связаны между собой. Связь организуется от родительской таблице к дочерней…

    На этом данную статью я заканчиваю, надеюсь, вы полностью разобрались с Базами данных Access.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: