Можно ли принимать к учету электронные чеки?

Можно ли принимать к учету электронные чеки?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

С 01.07.2019 покупателю товара (билета) в момент покупки лицом, совершающим расчет, должен быть выдан кассовый чек. При этом финансовая операция проводится с помощью онлайн-кассы, а данные об этом отправляются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД).
Если работник в августе 2019 года по прибытии из командировки предъявил к оплате билет на автобус (автоперевозчик — ИП), напечатанный типографским способом, без каких-либо отметок онлайн-кассы, следует ли оплачивать его? Какие последствия могут быть для работодателя, оплатившего транспортные расходы работника, в этом случае?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Факт осуществления поездки на автомобильном транспорте и факт осуществления соответствующих расходов подотчетным лицом может подтверждаться проездным документом (билетом), оформленным согласно действующему законодательству и содержащим достаточную информацию. Расходы по Авансовому отчету (ф. 0504505) с приложением такого билета вполне обоснованно могут быть возмещены учреждением.

Обоснование вывода:
Основанием для отражения в бухгалтерском учете бюджетного учреждения информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 20 СГС «Концептуальные основы»). Первичные учетные документы принимаются к учету при наличии в них обязательных реквизитов, перечисленных в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 25 СГС «Концептуальные основы».
Согласно п. 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете бюджетного учреждения на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. При этом документы, прилагаемые подотчетными лицами к Авансовым отчетам (ф. 0504505), должны подтверждать:
1) получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);
2) факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).
По общему правилу факт оплаты товаров (работ, услуг) наличными денежными средствами и (или) с использованием платежных карт должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками ККТ (п. 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Закона N 54-ФЗ).
В то же время законом предусмотрены исключения из данного правила — до 1 июля 2019 года ККТ могла не применяться организациями и индивидуальными предпринимателями в силу специфики осуществляемой деятельности либо особенностей местонахождения в случаях, установленных п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ (ч. 8 ст. 7 Закона N 290-ФЗ, письма ФНС России от 27.12.2018 N ЕД-4-20/25740@, от 22.11.2018 N ЕД-4-20/22602@, от 21.03.2017 N ЕД-3-20/1911, Минфина России от 22.05.2019 N 03-07-07/36701, от 05.12.2017 N 03-01-15/80880).
С 1 июля 2019 года бланки строгой отчетности, выдаваемые организациями и индивидуальными предпринимателями, должны быть сформированы с применением ККТ. Исключение — индивидуальные предприниматели, не имеющие работников, с которыми заключены трудовые договоры, при реализации товаров собственного производства, выполнении работ, оказании услуг (п. 1 ст. 2 Закона N 129-ФЗ). Они вправе не применять ККТ при расчетах за такие товары, работы, услуги до 1 июля 2021 года. В этом случае при оказании услуг физическим лицам должны выдаваться бланки строгой отчетности.
Проезд пассажиров по междугородным маршрутам может подтверждаться, в частности, при использовании автомобильного транспорта — «Разовым билетом для проезда в пригородном и междугородном сообщении с фиксированной датой и временем отправления» (форма и обязательные реквизиты билета приведены в Приложении N 1 к Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112).
Вместе с тем организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению (а с 1 июля 2019 года только индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных работников), могут самостоятельно разрабатывать формы соответствующих БСО (п.п. 1-3 Положения N 359). При этом они обязательно должны содержать все реквизиты, перечисленные в п. 3 Положения N 359 (письмо Минфина России от 27.12.2016 N 03-01-15/78348).
Кроме того, с 1 июля 2019 года кассовый чек или бланк строгой отчетности, сформированные при осуществлении расчетов с использованием наличных денежных средств (денег) или банковских карт, в дополнение к прежним должны содержать новые реквизиты (п. 15 ст. 1 Закона N 192-ФЗ):
— наименование покупателя/клиента;
— ИНН покупателя/клиента — в случае если подотчетное лицо при осуществлении закупки действует от имени учреждения. Если же покупка совершается от имени физического лица — «подотчетника», то реквизита «ИНН покупателя (клиента)» в документе может не быть;
— сведения о стране происхождения товара — при осуществлении расчетов за товар;
— сумма акциза — при продаже подакцизных товаров;
— регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар, ввезенный продавцом из-за пределов РФ.
При этом бланки строгой отчетности (билеты) равнозначны в целях подтверждения факта осуществления расчетов с использованием наличных денежных средств или платежных карт чекам ККТ (п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).
Таким образом, факт осуществления поездки на автомобильном транспорте и факт осуществления соответствующих расходов подотчетным лицом может подтверждаться проездным документом (билетом), оформленным по указанным выше правилам и содержащим достаточную информацию. Расходы по Авансовому отчету (ф. 0504505) с приложением такого билета вполне обоснованно могут быть возмещены учреждением.
Если же в приложенном к Авансовому отчету (ф. 0504505) билете не будет хватать обязательных реквизитов, то окончательное решение о возмещении расходов находится в компетенции руководителя учреждения (ч. 8 ст. 7 Закона N 402-ФЗ). Дело бухгалтерии — разъяснить ему суть нарушения и последствия принятия к учету неправильно оформленных документов.
Если руководитель даст письменное указание принять документы к учету, при проверке ревизоры могут признать нарушение и с точки зрения бухгалтерского учета и составления отчетности даже оштрафовать за искажения отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ). Но речь уже не будет идти о вине бухгалтера.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
— Энциклопедия решений. Отчет по полученному авансу (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Дурнова Татьяна

Ответ прошел контроль качества

21 августа 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Какие чеки приложить к авансовому отчету

Чек и товарный чек для авансового отчета — это документы, подтверждающие расходы подотчетного лица. Принять к учету допускается только те формы, которые отвечают новым законодательным требованиям.

Почему бухгалтерия требует подтверждающие документы

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Есть всего три дня, чтобы отчитаться! Сделать это помогут образцы и инструкции КонсультантПлюс. Получите бесплатно доступ на 2 дня, чтобы воспользоваться.

Требования к документам, подтверждающим расходы

В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2020 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:

  • наименование организации и ИНН;
  • дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
  • должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
  • наименование документа и признак расчета;
  • регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
  • адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
  • номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
  • наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
  • форма расчета;
  • ставка и сумма НДС;
  • система налогообложения;
  • код товара.
Читайте также  Как отменить запись к врачу через веб регистратуру?

Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.

Кассовый чек

Еще в 2019 году с введением Федерального закона №129-ФЗ от 06.06.2019 стали действовать новые правила, какие чеки принимаются к авансовому отчету в 2020 году, поэтому проверьте, чтобы фискальный бланк содержал дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя;
  • ИНН покупателя;
  • страна происхождения товара;
  • номер таможенной декларации;
  • сумма акциза.

Какие реквизиты допустимо не указывать в бумажном ФКЧ, определяет ФНС (п. 1.1 ст. 4.7 закона №54-ФЗ). Например, в нем могут отсутствовать номер смены и номер ФКЧ за смену.

Товарный чек

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство.

К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2020 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.

Чек, полученный в электронной форме

Если подотчетнику выдали электронный ФКЧ, то он тоже является фискальным документом, подтверждающим расходы. Достаточно ли чека для авансового отчета? Да, достаточно, но документ необходимо распечатать.

Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2017 (ред. от 29.08.2019). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.

Бланки строгой отчетности

Вместо ФКЧ продавец вправе выдавать специализированные БСО. Платежная квитанция без кассового чека к авансовому отчету принимается на общих основаниях. Требования к реквизитам бланка строгой отчетности те же, они закреплены в п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ.

Какими документами нельзя подтвердить расходы

Представители Минфина и ФНС неоднократно указывали бухгалтерам на то, какие чеки нельзя принимать к авансовому отчету:

  • документ выцвел, реквизиты нечитаемы;
  • ФКЧ не содержит обязательных реквизитов;
  • содержание операции по платежке не соответствуют подотчету, например оплата гостиничного номера не совпадает с датами командировки;
  • документ поврежден, часть обязательных реквизитов утрачена.

Электронный посадочный талон

Оплату проезда командированных работников учитывайте в налоговых расходах на основании распечатанного электронного билета, посадочного талона (письмо Минфина №03-03-06/1/4908 от 28.01.2020).

При потере электронного билета расходы на перелет подтвердит справка авиакомпании, что командированный летел рейсом, указанным в билете. Если нет справки, Минфин разрешает обосновать расходы билетом и документами, косвенно подтверждающими перелет (письмо Минфина №03-03-05/12957 от 28.02.2019), — отметкой в загранпаспорте и т. п.

Как сейчас подтверждать подотчетные расходы

  • Затраты по электронным билетам
  • Внимание на БСО и новые реквизиты чеков ККТ

Подотчетные расходы есть почти у каждой организации. И они всегда попадают в круг особого внимания налоговиков. Знаете почему? Потому что к ним некоторым образом причастны лица за пределами бухгалтерии — ваши подотчетники, у которых нет такого трепетного отношения к документам, как у вас. А ваши возможности на них повлиять ограничены. Ну принес подотчетник документы с огрехами, заменить или исправить их возможности нет. Разве вы не примете расходы? Примете, конечно. И хорошо, если таких расходов немного и они несущественны. А если наоборот?

Смотрите, о чем нужно предупредить работников и на что обращать внимание при приеме документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц, чтобы не иметь проблем с подотчетными суммами сейчас и в будущем.

Важно! С 30.11.2020 в оформлении расчетов с подотчетными лицами есть ряд существенных изменений. Подробнее о них читайте здесь.

Затраты по электронным билетам

Основной документ, подтверждающий расход подотчетной суммы, называется авансовый отчет. Но только лишь его одного недостаточно. К нему должны прилагаться подтверждающие траты подотчетника чеки, квитанции, счета и т.п.

Электронный билет — удобная штука. Но, как оказывается, не для бухгалтера. Для учета расходов ему нужна не только распечатка билета (авиа- или ж/д), но и документ, подтверждающий факт поездки. Например, посадочный талон, причем в идеале со штампом о досмотре. При отсутствии такового бухгалтеру приходится озадачиваться добычей справки от перевозчика или хоть какой-то бумаги, подтверждающей перелет или проезд. Благо Минфин это разрешает.

Раньше подобные хлопоты в основном случались из-за того, что посадочный работник потерял. Сейчас же в этом виноваты не так давно обновленные правила регистрации на рейс, которые позволяют пройти на борт без бумажного талона. Правила-то позволяют. Но возможность распечатать талон сохранена. Дайте работникам четкое указание: «Всегда печатать талон». Пропишите эту обязанность в ЛНА по командировкам, ознакомьте подотчетников с этим требованием. В конце концов пригрозите, что при отсутствии талона со штампом проезд возмещать не будете. Воплощать эту угрозу в жизнь конечно же нельзя. Рассчитывайте только на силу слова.

Как регистрировать для целей НДС в книге покупок электронные билеты на самолет или поезд, приобретенные командированным работникам: кого указывать продавцом, как отражать наименование перевозчика на иностранном языке? Разъяснения эксперта по данному вопросу смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить онлайн бесплатно.

Вторая проблема с разъездами подотчетников — расходы на такси. Их все чаще заказывают через мобильные приложения и расплачиваются также онлайн. Подтверждением оплаты в этом случае выступает электронный чек. Он вполне пригоден для прибыльных целей. Главное, чтобы содержал правильные реквизиты (письмо Минфина от 12.09.2018 № 03-03-06/1/65357). Просите работников получать чеки на e-mail и приносить вам распечатки. А лучше сделайте корпоративную почту для сбора всех электронных чеков на фирму. Это существенно облегчит вам учет.

Внимание на БСО и новые реквизиты чеков ККТ

К 01.07.2019 фактически окончилось повсеместное внедрение онлайн-ККТ. На них перешли те, кто до этого пользовался отсрочкой, за небольшим исключением. Это значит, что вне закона теперь бумажные бланки строгой отчетности. Предупредите работников об этом. Сейчас к авансовому отчету они должны прилагать либо чек ККТ, либо БСО, сформированный автоматизированной системой — аналогом онлайн-кассы. И никаких больше заполненных от руки бланков или распечаток из компьютера.

О том, как сейчас применяют БСО, смотрите консультацию советника государственной гражданской службы РФ 1 класса А. А. Батарина в КонсультантПлюс. Пробный доступ можно получить бесплатно.

Кстати, на чеки пусть тоже обращают внимание, а также обращайте внимание сами. В них должен быть полный набор предусмотренных законом реквизитов. Перечень реквизитов немаленький, сориентироваться в них может быть непросто. Какая информация должна быть на чеке ККТ, узнайте здесь. Не забывайте, что проверить чеки можно через мобильное приложение ФНС.

Расходы подотчетного лица не по онлайн-чеку

Автор: Позняк В.С., эксперт журнала

Может ли контролирующий орган посчитать неправомерным принятие к налоговому учету расходов по авансовому отчету, к которому приложены чеки продавца материалов (ИП, уплачивающего ЕНВД), оформленные не с помощью онлайн-кассы?

Критерии налоговых расходов.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком в рамках осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденными расходами признаются затраты, подтвержденные:

документами, оформленными согласно законодательству РФ или в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;

документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходы, не соответствующие указанным требованиям, согласно п. 49 ст. 270 НК РФ в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются.

Читайте также  Можно ли использовать наушники от телефона как микрофон для компьютера?

Документальное подтверждение расходов, произведенных через подотчетное лицо

Ценности, приобретенные сотрудником для организации, а также расходы, произведенные им по поручению организации, принимают к налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, накладных (других документов), а также документов, подтверждающих факт оплаты, в частности кассовых чеков.

На основании ч. 2, 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, и должен содержать следующие обязательные реквизиты:

дату его составления;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события. Таких лиц может быть несколько;

подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации данных лиц.

При этом если действующим законодательством РФ для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, применяться должны только такие формы.

Из статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ[1] следует, что кассовым чеком является первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ. Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать кассовый чек, приведен в п. 1 ст. 4.7 указанного закона.

Таким образом, кассовый чек подтверждает факт расчетов и не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности. Экономическая обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности, а не наличием первичного документа (письма Минфина РФ от 26.11.2019 № 03-03-06/1/91715, от 30.09.2019 № 03-03-07/74934, от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32212). В то же время если кассовый чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации, то при выполнении условий ст. 252 НК РФ такой чек может быть документом, подтверждающим экономическую обоснованность понесенных расходов (Письмо Минфина РФ от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344).

Если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушением законодательства РФ, расходы по такому авансовому отчету не учитываются для целей налогообложения прибыли организации как не имеющие надлежащего документального подтверждения (письма Минфина РФ от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3300, от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).

Расходы без онлайн-чека.

В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:

при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);

при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).

А в пункте 1 ст. 252 НК РФ сказано, что документы должны быть оформлены с учетом требований законодательства РФ.

Поэтому при покупке материалов у ИП, находящегося на спецрежиме в виде ЕНВД, за наличный расчет через подотчетное лицо без кассового чека, оформленного с применением онлайн-кассы в установленном порядке (в том числе содержащего обязательные реквизиты кассового чека), риск исключения затрат из налоговых расходов велик, особенно если предъявленный продавцом чек не содержит всех обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Расходы по авансовому отчету, к которому приложены чеки продавца материалов (ИП, уплачивающего ЕНВД), оформленные не с помощью онлайн-кассы, могут быть квалифицированы как затраты, не имеющие надлежащего документального подтверждения.

[1] «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».

Ликбез по чекам для бухгалтера: какие чеки сейчас можно принимать к учету, что в них обязательно что нет

Разберем, какие обязательные и дополнительные реквизиты должны быть в кассовом чеке. И как принять к налоговому учету чек, оформленный на физлицо, чтобы налоговики не сняли расходы и не доначислили налог.

Какие реквизиты в чеке надо проверить

Кассовый чек, как и любой первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты.

Если в чеке необходимых реквизитов нет, то расходы по нему нельзя учесть для целей налогообложения. Ведь получается, что документ оформлен с нарушением законодательства.

Обязательные реквизиты кассового чека перечислены в п. 1 ст. 4.7. закона 54-ФЗ. Этот пункт за последние годы чиновники неоднократно дополняли.

Сейчас основной перечень реквизитов кассового чека выглядит так:

  • название документа;
  • номер по порядку за смену;
  • время, дата и место расчета;
  • наименование товара, платежа, выплаты, их количество;
  • цена за единицу товара с указанием ставки НДС (если пользователь применяет ОСНО);
  • название юрлица или ФИО предпринимателя;
  • ИНН;
  • налоговый режим;
  • признак расчета (приход, возврат, расход, возврат расхода);

Важно: до 01.02.2021 для ИП на спецрежимах действовала отсрочка — они могли не указывать в чеке наименование товара (работы, услуги), его количество и цену. Сейчас отсрочка истекла, поэтому чеки, содержащие наименование без детализации (например: «Свободная продажа») — некорректны, и не могут быть приняты к налоговому учету.

  • сумма расчета общая;
  • форма расчета (наличные или безнал) и сумма оплаты;
  • должность и ФИО сотрудника, который оформил чек (кроме расчетов, которые проводятся через автоматические устройства или в интернете);
  • регномер ККТ;
  • заводской номер фискального накопителя;
  • фискальный признак документа;
  • адрес сайта, где можно проверить подлинность чека;
  • если чек направляется в электронном виде — эл. адрес или номер телефона получателя (покупателя) или название сайта, на котором чек может быть получен);
  • e-mail отправителя чека (при отправке документа в электронной форме);
  • порядковый номер фискального документа;
  • номер смены;
  • фискальный признак сообщения (для чеков, хранимых в фискальном накопителе или передаваемых ОФД);
  • QR-код.

Налоговики регулярно указывают на тот факт, что при отсутствии в чеке обязательных реквизитов, подтвердить им расходы невозможно. Например, в письме Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/158191 чиновники разъясняют, что нельзя учесть расходы по чеку, в котором отсутствует QR-код.

Когда часть обязательных реквизитов в чеке может отсутствовать

Положения ст. 4.7 предусматривают ситуации, когда в чеке может отсутствовать часть обязательных реквизитов.

Так, например, платежным агентам разрешается не указывать в чеке ставку и размер НДС (п. 3 ст. 4.7).

А пользователям, использующим кассовую технику в отдаленных местностях, можно некоторые реквизиты не указывать в чеке (п. 2 ст. 4.7):

  • ссылку на сайт, где можно проверить чек;
  • абонентский номер либо e-mail покупателя и отправителя.

На бумажном чеке может отсутствовать часть реквизитов, обязательная для электронного. Состав реквизитов для разных форм чека ФНС утвердила в приказе от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.

Например, реквизиты «номер смены», и «номер чека за смену» обязательны только для электронного чека (причем только для форматов фискальных документов начиная с версии 1.05).

Адрес сайта ФНС нужно включать в чек при передаче документа в ОФД электронным способом (если ранее его оператору не передавали). А для печатной формы чека этот реквизит не обязателен (письмо ФНС от 02.04.2021 № АБ-4-20/4418).

ОФД Такском : гарантируем безопасную передачу данных чеков в ФНС по зашифрованному каналу связи.

Дополнительные реквизиты чека

В некоторых случаях положения ст. 4.7 предусматривают дополнительные обязательные реквизиты чека. Так, согласно п. 3 платежные агенты (субагенты), которые ведут деятельность по приему платежей у граждан, должны указывать в чеке:

  • размер своего вознаграждения;
  • номера своих контактных телефонов, а также номера телефонов поставщика и оператора по приему платежей.

Если чек был сформирован при расчетах между юрлицами и ИП, то в нем сверх основных обязательных реквизитов должны быть указаны (п. 6.1. ст. 4.7):

  • наименование покупателя;
  • его ИНН;
  • страна происхождения товара;
  • номер таможенной декларации;
  • сумма акциза.

Важно: эти реквизиты должны быть в чеке даже тогда, когда покупка оформляется через подотчетное лицо по доверенности.

По собственной инициативе компании и ИП вправе добавлять в чеки необязательные реквизиты. Например, рекламные тексты: сведения об акциях, скидках и другую подобную информацию. Это не является нарушением и не влияет на корректность документа.

Такском предлагает свои клиентам брендирование чеков . Логотип вашей компании, адрес, ссылки на сайт и фирменный цвет в электронном чеке, чтобы клиент вас запомнил и вернулся снова. Попробуйте бесплатно — дарим 100 чеков при первом заказе!

Кассовый чек оформлен на физлицо: как быть с расходами

Часто покупки для работодателя совершают сотрудники, но доверенности при себе у них нет. Означает ли это, что чек, который оформлен на физлицо нельзя принять на расходы для целей налогообложения?

Читайте также  Какая коробка автомат стоит на Ладе Веста?

По некоторым разъяснениям Минфина, для учета расходов в целях налогообложения необходимо, чтобы в чеке были отражены сведения о компании-покупателе. Но по нашему мнению, чек без дополнительных реквизитов принять к налоговому учету можно.

Когда сотрудник предприятия приходит в магазин, как физлицо, он совершает розничную покупку. А продавец выдает ему кассовый чек без дополнительных реквизитов, который сотрудник передает в бухгалтерию.

Не забываем, что только документа для принятия расходов в налоговом учете мало. Необходимо соблюдение еще одного условия: расходы должны быть экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Одного кассового чека не хватит для принятия к НУ, т.к. он подтверждает факт оплаты, но не обоснованность расходов. Однако обосновать расходы можно с помощью других документов. Например: приказа (распоряжения) руководителя о выдаче работнику средств в подотчет на конкретные нужды предприятия и авансового отчета этого работника.

Свою позицию по данному вопросу мы уже описывали в базе знаний Такском :

Аналогичное мнение высказала ФНС в разделе «Часто задаваемые вопросы» — подраздел «Федеральные вопросы» на портале nalog.ru:

Если продажа происходит с оптового склада, оформляется через отдел по работе с корпоративными клиентами, то и здесь необходимо оформить чек. Так как покупателем является не подотчетник, производящий покупку, а его работодатель — компания или ИП. Продавец в этом случае обязан оформить не только кассовый чек, но и накладную и счет-фактуру. Тогда покупатель может не только принять расходы для целей налогообложения, но и получить вычет по НДС.

Онлайн-чек на аванс может быть принят учреждением к учету

Бюджетное учреждение через подотчетное лицо приобрело запчасти в интернет-магазине у индивидуального предпринимателя, оплатив заранее (авансом 100%) с банковской карты. ИП предоставил на электронную почту сотрудника онлайн-чек на аванс и товарную накладную (распечатанную). ИП работает по оптово-розничной торговле по безналичному расчету. Окончательный чек с номенклатурой товара ИП отказался предоставить. Может ли учреждение принять авансовый отчет подотчетного лица с данным онлайн-чеком на аванс как основной?

В соответствии с п. 216 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Фактически израсходованные подотчетным лицом суммы и реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы, указываются на оборотной стороне в графах 1-6 (смотрите Методические указания по заполнению Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н).

Таким образом, в общем случае для подтверждения расходов, произведенных подотчетным лицом, необходимо заполнение Авансового отчета (ф. 0504505) с приложением документов, подтверждающих:
– факт получения объекта НФА, оказания услуг, выполнения работ;
– факт оплаты подотчетным лицом.

В качестве документов, подтверждающих факт получения подотчетным лицом материальных ценностей, могут предоставляться, в частности, накладная на отпуск товаров. В ней должны быть указаны наименования приобретенных товаров, цена за единицу и количество. Эти данные нужны для принятия к учету оплаченных материальных ценностей и обоснования законности, эффективности расходов. На основании товарной накладной для принятия активов к балансовому учету могут оформляться Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) или Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) в порядке, установленном учетной политикой учреждения.

По общему правилу факт оплаты товаров наличными денежными средствами и (или) с использованием платежных карт должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками контрольно-кассовой техники (п. 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, далее – Закон N 54-ФЗ).

В соответствии с п. 5 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ пользователь ККТ при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа, исключающих возможность непосредственного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем или уполномоченным им лицом, и применением устройств, подключенных к сети Интернет и обеспечивающих возможность дистанционного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем или уполномоченным им лицом при осуществлении этих расчетов, обязан обеспечить передачу покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме на абонентский номер либо адрес электронной почты, указанные покупателем (клиентом) до совершения расчетов. При этом кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе пользователем не печатается (смотрите также письма Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 28.09.2017 N 03-01-15/63180, от 22.06.2017 N 03-01-15/39028, от 14.06.2017 N 03-01-15/36793, от 10.05.2017 N 03-01-15/28293, от 02.02.2017 N ЕД-4-20/1848@).

Наряду с этим специалисты финансового ведомства отмечают, что для применения при оплате товаров или услуг в сети Интернет с использованием электронных средств платежа, исключающих возможность непосредственного взаимодействия покупателя с продавцом, необходима специальная онлайн-касса (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 01.03.2017 N 03-01-15/11618). Применяются такие ККТ в составе автоматических устройств, в них могут отсутствовать элементы печати фискальных документов (ст. 4 Закона N 54-ФЗ).

Пунктом 4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ предусмотрено, что кассовый чек, направленный покупателю в электронной форме на предоставленные им до момента расчета абонентский номер либо адрес электронной почты, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе.

Кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, установленные п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ (письма Минфина России от 12.05.2017 N 03-01-15/28910, от 02.05.2017 N 03-01-15/26812).

Отметим, что для ИП, являющихся налогоплательщиками, применяющими патентную систему налогообложения и УСН, систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей, систему налогообложения в виде ЕНВД при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, за исключением ИП, осуществляющих торговлю подакцизными товарами, обязанность в отношении указания на кассовом чеке наименования товара (работы, услуги) и их количества (абзац девятый п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ) применяется с 1 февраля 2021 года (ч. 17 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ, п. 25 Приложения N 2 к приказу Федеральной налоговой службы от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@).

По вопросу, связанному с осуществлением расчетов в виде аванса и предоплаты, следует учитывать, что приказом ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ предусмотрены соответствующие признаки способа расчета, в том числе “аванс” и “частичная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета” (смотрите также письмо ФНС от 12.07.2017 N ЕД-3-20/4723@ “О рассмотрении обращения”).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации онлайн-чек с указанием внесения 100% аванса может не содержать наименование (номенклатуру) товара и является легитимным для целей подтверждения оплаты товара. Кроме того, проверить онлайн-чек на подлинность можно на официальном сайте ФНС либо посредством специального приложения от ФНС России. Результат проверки онлайн-чека на подлинность может быть приложен к Авансовому отчету (ф. 0504505) в качестве элемента внутреннего контроля, что в дальнейшем снимет вопросы у ревизоров.

Подводя итог изложенному, Авансовый отчет (ф. 0504505) с приложенными к нему распечатанным онлайн-чеком с указанием о внесении подотчетным лицом аванса 100% и оформленной в установленном порядке товарной накладной может быть принят бюджетным учреждением к учету.

Ответ подготовил: Киреева Анна, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Монако Ольга, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: